Kun osaamisesta puhutaan, keskustelu jää usein yksilötasolle: kenellä on mitäkin taitoja ja miten niitä kehitetään. Tämä on kuitenkin vain osa kuvaa. Organisaation osaamisjärjestelmä on tapa, jolla koko organisaatio tunnistaa, jäsentää, kehittää ja hyödyntää osaamista. Ei yksittäinen työkalu tai koulutusohjelma, vaan kokonaisuus, joka yhdistää rekrytoinnin, työnjaon, oppimisen ja urakehityksen samaan logiikkaan.

Hyvin toimiva osaamisjärjestelmä tekee näkyväksi kaksi asiaa: millaista osaamista organisaatiossa tarvitaan ja missä sitä jo on. Tämä edellyttää laajempaa katsantoa kuin "ihmisillä on taitoja, joita he käyttävät työssään". Kysymykset ovat organisaation tasolla toisenlaisia: mitä kyvykkyyksiä strategian toteuttaminen vaatii? Miten yksilöiden vahvuudet täydentävät toisiaan tiimeissä? Miten osaaminen siirtyy ihmiseltä toiselle?

Ytimessä on yhteinen, yhdenmukainen osaamisen sanasto. Se ohjaa rekryä, valmennusta, kehityskeskusteluja, urasuunnittelua ja tiimien kehittämistä ja samalla sanastolla kuvataan myös tehtävien vaatimuksia. Kun tehtäviä, ihmisiä ja tiimejä kuvataan samoin käsittein, HR-prosessit yhdistyvät ja virtaviivaistuvat. Työntekoon painottuva, helposti ymmärrettävä Työn osaajat -mallin mukainen sanasto on tässä avainasemassa: se puhuu samaa kieltä sekä johdon, esihenkilöiden että työntekijöiden kanssa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että osaamisjärjestelmä kytkee yhteen kolme tasoa: yksilön vahvuudet, tiimien yhteistyön ja organisaation strategiset tavoitteet. Kun rekrytointi, kehityskeskustelut ja urapolut nojaavat samaan sanastoon kuin tehtävien kuvaukset, osaamisen kehittäminen lakkaa olemasta irrallinen HR-toiminto ja muuttuu osaksi organisaation ohjausjärjestelmää.

Kun nämä kolme tasoa: yksilö, tiimi, organisaatio ovat linjassa, osaaminen ei ole enää vain resurssi jota hallinnoidaan. Siitä tulee organisaation keskeinen kilpailutekijä: kyky tunnistaa nopeasti, mitä osataan, mitä puuttuu ja miten osaaminen saadaan liikkeelle sinne, missä sitä tarvitaan.